CaratteristicheContabilitàVendite e acquistiMagazzinoCommesseProduzioneAssistenza tecnicaLavorazione conto terziAnalisi statistiche

Caratteristiche generali:

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Geama è un programma gestionale modulare, multiutente, multiaziendale e multivaluta, funzionante in ambiente Windows e Linux, progettato per la gestione fiscale, finanziaria, commerciale e produttiva della Piccola Media Impresa (PMI) di qualsiasi settore.

Geama è derivato da un progetto interamente italiano, realizzato da un consorzio di sviluppatori e di esperti, di cui e-Service è parte attiva.

Geama è personalizzabile e può quindi proporre alla clientela un prodotto ad alto contenuto tecnologico a prezzi particolarmente concorrenziali.

Geama è realizzato con le soluzioni tecnologiche più avanzate: linguaggio di programmazione Object Oriented, gestione dei dati con database SQL locale o client-server, accesso diretto ad internet, integrazione con il sistema operativo.

Gli archivi del programma sono integrati in modalità nativa o via ODBC con l’ambiente Windows e con i principali programmi di produttività personale (Microsoft Office ed Open Office).

L’elevato livello di parametrizzazione permette la definizione dei profili degli utenti, la personalizzazione dei campi degli zoom di ricerca e del formato di tutte le stampe. Il profilo utente consente di definire e controllare gli accessi secondo le modalità previste dalla legge 196 del 30 giugno 2003 per la tutela della privacy; permette di strutturare il menu di utilizzo dei programmi per attivare solo quelli desiderati con l’accesso diretto ai 20 programmi più utilizzati; controlla l’accesso solo alle ditte abilitate e prevede una serie di funzioni per garantire l’ottimizzazione delle risorse del sistema (ad esempio le stampanti) e dei valori memorizzati nella base dati (mascherando o non consentendo la modifica a prezzi ed importi).

Con il Database Manager è possibile, per l’amministratore di sistema, navigare fra le tabelle, definire query di selezione ed estrarre i dati in formati standard (Excel, HTML, TXT). Le stampe sone eseguibili come anteprima a video, direttamente su stampante in vari formati (PDF, Lotus, Excel, HTML, RTF, BMP, TXT), o su disco con possibilità di rielaborarle in tempi successivi. I documenti indirizzati a clienti e fornitori sono personalizzabili in funzione della lingua impostata e possono venire stampati su moduli A4 e spediti come allegati e-mail in formato PDF.

Contabilità:
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Le funzioni della contabilità in partita doppia permettono di assolvere agli adempimenti fiscali e sono un aiuto indispensabile per il controllo di gestione.

Il trattamento delle informazioni fiscali è finalizzato alla produzione della documentazione richiesta dalle normative nazionali e dalle direttive CEE: registri IVA acquisti, vendite e corrispettivi, liquidazione IVA periodica, comunicazione IVA, annuale telematica, libro giornale, bilancio d’esercizio.

Sono previsti la gestione dei corrispettivi, sia scorporati che ventilati, il controllo del plafond per gli esportatori abituali, la gestione del pro-rata, gli adempimenti legati alle ritenute d’acconto dei lavorati autonomi, il monitoraggio dell’IVA con esigibilità differita e la gestione dei movimenti Instrastat. Anche per queste funzioni vengono generati supporti cartacei e telematici per gli adempimenti fiscali (certificazione percipienti, modello 770 e dichiarazioni Intrastat telematiche).

Oltre agli adempimenti fiscali è fornito un esteso supporto al controllo di gestione che comprende gli scadenziari clienti, fornitori e sottoconti, la contabilità analitica per l’assegnazione dei costi e ricavi a centri di imputazione specifici, la consuntivazione dei costi e ricavi per commessa.

Le procedure di supporto decisionale permettono di ottenere gli scadenziari attivi e passivi, gli estratti conto ed i solleciti clienti, l’analisi degli insoluti clienti e dei ritardi di pagamento, il conteggio degli interessi di mora per ritardati pagamenti, il cashflow e la presentazione cartacea e telematica delle scadenze attive (R.I.B.A., R.I.D., M.A.V.) e passive (bonifici).

Le statistiche effettuano l’analisi del fatturato clienti e fornitori, in formato tabulare e grafico, con comparazione tra più anni solari e con possibilità di esportare il risultato in Excel o file di testo.
La
chiusura contabile dell’esercizio fiscale effettua automaticamente la rilevazione dell’utile o della perdita e genera il bilancio di apertura dell’esercizio successivo.

Vendite ed acquisti:
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Il flusso commerciale attivo e passivo è gestito partendo dai preventivi clienti e dalle richieste di preventivo a fornitori, proseguendo con gli ordini e con i documenti di vendita a fatturazione immediata e differita e con le ricevute fiscali per i corrispettivi. I documenti sono integrati con il magazzino per ottenere la disponibilità e l’esistenza degli articoli e con la contabilità che viene aggiornata automaticamente dalle fatture emesse e ricevute.

I contratti commerciali sono catalogati nella gestione dei listini e degli sconti con diversi livelli di dettaglio e priorità. La stampa dei listini può essere effettuata con l’inserimento dei codici a barre e con le immagini degli articoli. Ogni riga dei documenti può essere collegata con la contabilità analitica, la gestione commesse e la gestione dei lotti e delle matricole articoli. L’evasione dei documenti può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.

Tutti i documenti possono essere stampati in formato A4 con layout disegnabile dall’utente utilizzando l’apposito editor delle stampe integrato nel programma. Possono essere stampate nei formati standard più comuni ed inviati automaticamente in formato PDF come allegati di posta elettronica ai destinatari.

Apposite funzioni di navigazione consentono la tracciabilità dei documenti per cliente/fornitore ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dai preventivi per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla primanota contabile. Si può passare da un documento a quello che l’ha generato ed a quelli derivati con un semplice click del mouse.

Per monitorare costantemente i crediti clienti si può attivare la gestione del fido che permette di conoscere in tempo reale il rischio ed lo sforamento del limite concesso, includendo l’analisi dei documenti non ancora fatturati e degli effetti non ancora maturati. La riconciliazione delle fatture di acquisto differite con il riepilogo dei documenti di consegna velocizza il processo di verifica e consente l’aggiornamento automatico della valorizzazione del magazzino e dei movimenti contabili.

Le statistiche di vendita e di acquisto sono eseguibili a quantità ed a valore per agente, cliente/fornitore e articolo o per ciascuno dei loro sottolivelli (zone, nazioni, gruppi e categorie merceologiche). Si possono ottenere in formato tabulare oppure in formato grafico con tre tipi di rappresentazione (torta, continuo ed istogramma) e sono esportabili in Excel o su file di testo.

La gestione delle provvigioni è prevista a due livelli (agente e capo area) con la maturazione delle competenze sul fatturato o sull’incassato. Le provvigioni possono essere definite in percentuale od in valore, con assegnazione differenziata per tipologia di cliente e di articolo, ed essere ridotte od aumentate per sconti o maggiorazioni extra. Le vendite al dettaglio sono eseguibili con le apposite funzioni di vendita negozio, tramite un programma di interfaccia che consente di gestire anche i resi e prevede eventualmente il collegamento con il registratore di cassa per la stampa degli scontrini.

Le statistiche del negozio permettono di ottenere un tabulato con la situazione contabile per il registro fiscale dei corrispettivi e la suddivisione delle vendite per tipologia di pagamento e per venditore.

Magazzino:
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I movimenti di magazzino sono solitamente generati automaticamente dai documenti di vendita, di acquisto e di produzione oppure vengono inseriti manualmente con l’apposito programma di gestione. I documenti di magazzino possono essere collegati con la gestione delle commesse, dei lotti e delle matricole articoli. Sono previsti più depositi contenenti sia materiale di proprietà dell’azienda che in conto deposito o lavorazione.

Le stampe della situazione articoli consentono di ottenere inventari con qualsiasi data di riferimento valorizzati a prezzo medio, al costo ultimo o standard o con i metodi L.I.F.O. e F.I.F.O. e le schede di movimentazione dettagliate per lotto e matricola. Le stampe fiscali del registro dei movimenti e dell’archivio L.I.F.O. e F.I.F.O coprono gli espletamenti fiscali per le aziende tenute alla rilevazione della contabilità di magazzino.

L’inventario ciclico permette di ottenere automaticamente la riconciliazione tra l’esistenza reale e quella teorica.

Le statistiche analizzano le situazioni del sottoscorta, degli articoli obsoleti, dell’indice di rotazione, della giacenza media, dell’indice di copertura e della disponibilità dinamica che evidenzia la situazione di ciascun articolo anche a fronte di ordini clienti e fornitori da consegnare o ricevere.

La chiusura contabile dell’esercizio fiscale effettua automaticamente la valorizzazione delle giacenze e genera l’ apertura d’inventario dell’esercizio successivo.

Commesse:
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Tramite la gestione commesse è possibile monitorare in modo costante ed in tempo reale le risorse (materiali e manodopera) utilizzate per attività specifiche (progetti, cantieri, ecc.) effettuando in questo modo la consuntivazione dei costi.

Ogni commessa è suddivisibile in sottocommesse per un’analisi più accurata.

L’imputazione dei costi può avvenire direttamente dai documenti di vendita, di acquisto, di magazzino e contabili oppure essere eseguita manualmente. La rilevazione della manodopera utilizzata permette l’inserimento e la valorizzazione delle risorse umane utilizzate.

Tramite le stampe previste si fotografa in tempo reale la profittabilità delle attività in svolgimento.

Produzione:
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La gestione della produzione prevede la definizione della distinta base multilivello ed in funzione di questa provvede alla pianificazione dei fabbisogni dei materiali necessari. Le funzioni principali della gestione distinta base sono l’implosione e la sostituzione automatica dei componenti obsoleti.

Per verificare la situazione dei componenti necessari alla produzione si esegue la stampa dei fabbisogni a fronte degli ordini di vendita o per articoli e quantitativi definibili liberamente.

Senza necessità di gestire gli ordini di produzione si può effettuare il carico dei prodotti finiti con lo scarico automatico delle materie prime utilizzate. La gestione dettagliata degli ordini di produzione prevede il caricamento degli articoli da produrre con l’esplosione immediata della distinta base e la generazione, per ogni articolo, del fabbisogno delle materie prime necessarie.

Negli ordini è possibile variare sia la materia prima utilizzata che le quantità richieste. Per conoscere i prelievi da effettuare è sufficiente eseguire la stampa dell’ordine.

L’evasione degli ordini, a saldo o in acconto, esegue il carico a magazzino del prodotto finito e lo scarico delle materie prime utilizzate.

Assistenza tecnica:
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L’assistenza tecnica permette di catalogare i contratti di un parco di macchinari o di servizi di qualsiasi tipologia, specificando le condizioni di abbonamento da applicare agli utenti e di gestire tutti gli interventi esegui sulle configurazioni o sul parco non ancora in assistenza.

Possono essere definite diverse tipologie contrattuali, le modalità di utilizzo delle apparecchiature, le garanzie concesse dai fornitori ed ai clienti, i tecnici che eseguono gli interventi sulle configurazioni e l’elenco dei macchinari installati.

L’aggiornamento dei costi contrattuali è agevolato da procedure che permettono il collegamento con il programma di fatturazione per automatizzare il processo di incasso dei canoni.

Le richieste di intervento dei clienti vengono monitorate controllando in tempo reale gli ultimi accessi eseguiti sui macchinari e la statistica delle difettosità riscontrate nel corso dell’utilizzo.

Gli interventi dei tecnici sono rilevate dal sistema per un utilizzo statistico e per l’eventuale addebito della manodopera e delle parti di ricambio ai clienti.

La fatturazione degli interventi avviene con modalità automatica includendo eventuali diritti di chiamata e con la possibile attivazione di un monte punti a pagamento anticipato che viene decrementato in funzione dell’utilizzo effettuato.

Lavorazione conto terzi:
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Le lavorazioni per conto di terzi sono attivate dal documento del cliente che invia la merce da lavorare.

Ogni documento di carico viene gestito separatamente fino alla sua completa evasione con un documento di riconsegna della merce al cliente ed addebito delle prestazioni eseguite.

E’ possibile gestire la merce ricevuta anche a magazzino, utilizzando un deposito apposito non di proprietà.

La scheda di lavorazione consente di avere sempre sotto controllo la situazione di tutti i documenti, sia aperti che chiusi.

Analisi statistiche:
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Per effettuare analisi statistiche, oltre quelle previste nei moduli standard, viene fornito opzionalmente un potente strumento OLAP (On Line Analitical Processing) che consente di definire analisi libere su tutti gli archivi della procedura.

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